1. Proje Yöneticisi kimdir?
Projenin başlangıcında belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için, mevcut kaynakları kullanarak ve müşteri-ekip-sponsor arasındaki iletişimi sağlayarak, projenin planlanan zamanda bitmesi için yapılacak tüm operasyonları yöneten ve bu çalışmaların tümünden sorumlu olan kişiye Proje Yöneticisi denir. [1]
2. Proje Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları
Proje Yöneticisi, projenin amaçlarını ve hedeflerini ortaya koyarak proje için bir çalışma planı hazırlamaktan sorumludur. Bunun yanında, projeyi gerçekleştirecek birbiriyle uyumlu çalışacak kişilerden oluşan bir proje ekibi kurmak, ekip içerisinden etkin bir iletişim ortamı yaratmak ve ekip üyelerine görev dağılımı yapmak proje yöneticisinin diğer görev ve sorumluluklarıdır. Ayrıca, proje kapsamında yapılan tüm faaliyetleri belirli periyotlarda izlemek ve kontrol etmek, proje yöneticisinin “Yönetimin Kontrol Fonksiyonu” kapsamındaki bir diğer sorumluluğudur. [1,2]
Proje kapsamında yapılan faaliyetlerin durumunu ve doğruluğunu takip etmenin yanında; ekip çalışmalarında her zaman potansiyel olarak meydana gelebilecek çatışma ve uyuşmazlık durumlarının giderilmesi için faaliyette bulunmak da bir diğer önemli görev ve sorumluluğu olarak görülmektedir. [1,2]
3. Proje Yöneticisinin Yetkinlikleri
Literatüre bakıldığında proje yöneticisinin yetkinlikleri alanında bir çok çalışma yapılmış olduğu görülmektedir. Bu çalışmalardan örnek vermek gerekirse; ( Barber, 2005)’ e göre proje yöneticisi oldukça etkili bir kişi olmalı, hem projenin teknik detaylarına hakim olan hem de proje ekibini etkili bir şekilde idare ederek hedeflere zamanında ulaşmayı sağlayacak kabiliyette olmadır. Teknik anlamda proje yöneticilerinin, PM araçları ve tekniklerini (Gantt Chart, iş kırılım yapıları, ilerleme eğrileri, akış diyagramları gibi) bilmesinin yanında davranış açısından da liderlik, iletişim ve çatışma yönetimi gibi yetkinliklere sahip olmalıdır[8]. Bu bağlamda (Barber, 2005), proje yöneticisini bir iş adamı, psikolog, muhasebeci ve teknisyen olarak tanımlamıştır. [3]
(Silvius, A.J.G. and Schipper, R.P.J. 2014) çalışmasında ICB version 3.0 [4]’ dan aldığına göre proje yöneticisinin yetkinliklerini; davranışsal, teknik ve bağlamsal olarak üç ana başlık altında incelemiştir.[5]
3.1 Teknik Yetkinlikler
3.1.1 Proje Yönetimi Başarısı
Proje yönetimi aktiviteler, zaman planları ve bütçelerle ve finansmanla ilgileniyor olsa da proje yönetiminin asıl amacı proje başarısını arttırmaktır. Proje yönetiminin de projeleri başarıya ulaştırmadaki önemi bilindiğinden dolayı, proje yönetimini başarılı kılacak, pozitif veya negatif anlamda etkileyen faktörlerin ne olduğu ortaya koymak, proje ve işletmeler için önemli olan ürün ve hizmetlerin de başarısını doğrudan etkileyeceği için proje yöneticisinin proje yönetimindeki başarısı önem teşkil etmektedir.
3.1.2 İlgili Ekip, Kişilerin Belirlenmesi ve Organizasyonun Yapılması
Projede ekip üyelerinin belirlenmesi kritik ve stratejik aşama olup, projenin başarısı ekibin belirlenmesi sırasında yapılacak olan seçimlere direk olarak bağlıdır. Bu bağlamda proje yöneticisi, organizasyonu tasarlar, sorumlulukları belirler ve etkin bir şekilde iletişimin olduğunu ve organizasyonun işlediğini kontrol eder. Proje yöneticisi, yüksek performanslı bir proje ekibi oluşturabilmesi için üç temel adımı takip etmesi gerekmektedir.[10]
- Ekibin belirlenmesi için organizasyonel planlama yapılması
- Takım üyelerinin yetenek ve yetkinliklerine göre sorumluluk belirlenmesi
- Ekip üyelerinin yetenek ve performanslarının artırılmasına yönelik faaliyetlerin gerçekleştirilmesi
3.1.3 Proje Gereklilikleri ve Hedefleri
Proje hedefi, belirli bir miktarda kaynağı kullanarak, belirlenen bitiş tarihi/bütçe vb. sonuca ulaşmayı ifade eder. Her bir projenin en temel başarı göstergelerinden birisi de, planlanan hedefler doğrultusunda projenin gerçekleşip gerçekleşmediğidir. Bu bağlamda proje yöneticisinin en temel yetkinlerinden birisi de proje hedeflerinin belirlenmesidir. [9]. Proje yönetici, hedefleri açık bir şekilde belirtmeli ve hedeflerin başarı derecesi ölçülebilir olmalıdır.
3.1.4 Risk ve Fırsatlar
Proje yöneticisinin asıl amacı problemleri çözmeye odaklanmaktan ziyade, problemlere sebebiyet verebilecek risklerden kaçınmak olmalıdır. Proje yöneticisi riskleri tanımlar ve bu risklere göre, yeni fırsatları belirleyerek proje yönetimi gerçekleştirir.
3.1.5 Kalite
Projenin hayata geçirilmesi ve tamamlanması sırasında beklenen kalite hedeflerine uygun olarak projenin kalite metriklerini belirler ve buna göre takibi yapar. Müşteri şikâyetlerini değerlendirir ve gerekli aksiyonları alır. Proje yöneticisi, kalite sürecini üç başlıkta takip eder [11]
- Kalite süreçlerini ve kontrollerini planlar ve uygular
- Proje standartlarına ve şartnamelere göre uygunluğu takip eder
- Projenin tamamlanmasına yönelik her aşamada kalite kontrol uygulamalarını gerçekleştirir
3.1.6 Takım Çalışması
Ekip çalışması, kaynakların iyi yönetilmesini ve bir projeyi tamamlamak için daha az zamana ihtiyaç duyulmasını sağlar. İyi bir ekip çalışması, tasarruf sağlamaya, daha başarılı proje sonuçlarına ve nihayetinde daha yüksek karlara katkıda bulunabilir. Aynı zamanda projelerin kalitesine katkıda bulunur. Proje yöneticisi de ekip üyelerinin farklı özelliklerine göre etkin çalışacak bir takım yaratır. Takım çalışmasının, iş birliğini ve üretkenliği artırdığını bilir ve buna göre takım çalışmasını teşvik eder.
3.1.7 Problem Çözme
Proje yöneticisi, problem oluşmadan ortaya çıkabilecek olası durumları, proje yönetici belirler ve çözüme kavuşturur. Ancak problemin oluşması durumunda minimum etki edecek şekilde problemi çözer. Proje yöneticisinin kullanabileceği birçok metodoloji olmakla beraber genel anlamda izlediği yol;
- Problemin kök sebebini belirler
- Problemi analiz eder
- Çözüm yöntemlerini belirler
- Bir çözüm seçer
- Seçtiği çözümü uygular
- Seçilen yöntemin problemi çözdüğünü doğrular [12]
3.1.8 Zaman ve Proje Fazları
Proje yönetimi kapsamında, zaman yönetimi, planlanan teslim tarihlerini karşılamak ve tüm işleri proje tamamlanma tarihine kadar veya öncesinde sonuçlandırmak için ayrılan zamanı akıllıca kullanmakla ilgilidir. Proje yöneticisi, proje faaliyetlerini planlar ve faaliyetleri belirli gruplara ayırarak proje fazlarını belirler. İyi hazırlanmış bir zaman planı ile ekipler, organize, üretken ve hızlı aksiyon alabilirler.
3.1.9 Kaynaklar
Kaynak yönetimi, proje yönetimi sürecinde insanların çalışmalarını planlayan, organize eden, yöneten ve ölçen bir yöndür. Kaynak yönetiminin amacı, şirketin kaynaklarını mümkün olduğunca verimli bir şekilde planlamak, tahsis etmek ve programlamaktır. Bu yöntem, her bir kaynağın kullanımını en üst düzeye çıkarmak için yapılır. Proje yöneticisi de proje için gerekli olan kaynakları, kişileri ve kullanılacak malzemeleri belirler.
3.1.10 Maliyet ve Finans
Proje yöneticisi, projeyle ile ilgili nakit akışını planlar, yönetir ve gerekli finansmanı sağlar. Projenin, maksimum üretimi minimum maliyetle sağlamayı kendine hedef olarak belirler. [7]. Ayrıca belirli periyodlarla projenin maliyetini ve bütçesini üst yönetime sunar.
3.1.11 Satın alma ve Sözleşmeler
Bir sözleşme, bir tarafın belirli teslimatları veya hizmetleri sağlamayı kabul ettiği ve diğer tarafın bu teslimat veya hizmetler için ödeme yapmayı kabul ettiği, iki veya daha fazla taraf arasındaki herhangi bir anlaşmadır. Proje yöneticisi de projeye uygun tedarikçileri belirler, seçer ve sözleşme yapar, satın alımları planlar ve teslimatları koordine eder. Özellikle satın alma sürecinde, organizasyonun büyüklüğüne göre satın alma işlemleri ayrı bir birim tarafından takip edilir.
3.1.12 Değişimler
Proje yöneticisi değişiklik taleplerini, proje kapsamını ve projeye etkilerini hesaba katarak verimli bir şekilde ele alır ve gerektiğinde değişiklikleri yapar
3.1.13 Kontrol ve Raporlama
Proje yöneticisi, proje planının hayata geçirilmesini yönetir, projenin ilerlemesini ve beklenmedik durumları takip eder ve raporlar. Proje yöneticisi ve ekip üyelerinin çalışmalarını takip ederek, projenin gidişatını kontrol eder. Bunu yapmasındaki amaç;
- İnsanlar ne yapıyor,
- Ne kadar zaman, kaynak ve bütçe tüketiliyor,
- İş ne kadar verimli yapılıyor ve kaynaklar ne kadar verimli kullanılıyor
- Hangi konuların ve sorunların zamanlamayı etkileyebileceği
- Proje sürecinde gelecek durumlarda oluşabilecek olası durumlarda nelere ihtiyaç duyulacağı ve kaynak gerekliliklerinin belirlenmesinde fayda sağlayacaktır.
3.1.14 Dokümantasyon
Bir projede birçok bilginin ve dokümanların saklanması gerekmektedir. Bunlara örnek olarak günlük çalışma planları, zaman planları, maliyet tahminleri, zaman çizelgeleri, öğrenilmiş dersler, kaynak gereksinim belgelerini verebiliriz. Proje yöneticisi de, ilgili projenin dokümantasyonu için tüm bilgileri toplar, arşivler.
3.1.15 İletişim
İletişim her alanda olduğu gibi proje yönetiminin de vazgeçilmez bir parçasıdır. Bu sebeple proje yöneticisi iletişim konusunda yetenekli olması ve becerilerini verimli ve etkili bir şekilde kullanması gerekmektedir. Aşağıda belirtilen üç alanda proje yöneticisinin etkili bir iletişim sergilemesi gerektedir.
- Proje organizasyonu içerisinde bilgi alışverişi yapılması ( karar verme süreci, toplantıların yürütülmesi vb.)
- Bilgi yönetiminin yapılması (tüm proje paydaşları ile bilgi akışının sağlanması, değişikliklerden haberdar edilmesi vb.)
- Projenin pazarlamasının yapılması (proje sunumu ve bütün çalışanlara, müşterilere, sponsorlara vb. anlatılması)
3.1.16 Projeyi Başlatma
Projenin başlangıcı, gelecekteki başarısı için kritik öneme sahiptir. Proje yöneticisi, proje planı ve hedefleri doğrultusunda, proje üyeleri ve ilgili partilerin projeye bağlılıklarını sağlayacak şekilde proje başlangıcını gerçekleştirir.
3.1.17 Projeyi Kapatma
Proje yönetimin kapanış aşaması, proje yaşam döngüsünün son aşamasıdır. Bu aşamada, proje yöneticisi, projeyi sonuçları ve çıktıları ile birlikte proje sahibine teslim eder ve proje organizasyonunu sonlandırır. Ayrıca proje kapanış aşamasında öğrenilmiş derslerin analiz edilmesi ve bir sonraki projelerde benzer durumlarla karşılaşılmaması için aksiyonların belirlenmesi önemli bir adımdır.
3.2 Davranışsal/Sosyal Yetkinlikler
3.2.1 Liderlik
Liderlik, bir insan topluluğunu belirli amaçlar etrafında toplama ve bu amaçlara ulaşmak için onları harekete geçirecek yönlendirme bilgilerinin ve yeteneklerinin tümünü kapsayan bir yetkinliktir. [6]
Proje yönetimi bakımından ise, proje yöneticisinin liderlik vasıflarına sahip olma durumu projenin başarısıyla doğrudan ilişkilidir. [7] Bir proje yöneticisi; ekibi tarafından güven duyuabilecek, hedefler verebilecek, onları yönlendirebilecek, eğitebilecek ve vizyonu sayesinde ekibi proje hedeflerine ulaştırabilecek liderlik yetkinliğine sahip olmalıdır.
3.2.2 Motivasyon
Proje yöneticisi projenin amaç ve hedeflerine bağlı olarak ekibini bu amaç ve hedeflere zamanında ulaşmak için motive etme yetkinliğine sahip olmalıdır.
3.2.3 Öz-Kontrol
Proje yöneticisi, proje kapsamında yapacağı işleri verimli ve etkili bir şekilde planlar. Planlara uyumu kontrol eder ve kendi üzerinde ve ekip üzerinde gereksiz iş yükü ve gereksiz baskıdan kaçınmalıdır.
3.2.4 Kendine Güvenme
Proje yöneticisi, projenin amaç ve hedeflerini zamanında gerçekleştireceğine konusunda iddialı olmalıdır. Sahip olduğu özgüven sayesinde proje paydaşlarını (müşteri, ekip ve sponsor) ikna edici ve inandırıcı olmalıdır. [7]
3.2.5 Açıklık
(Karalar, F. S. Ve Soyer, A. (2021)’ e göre proje yöneticisi üzerine düşen görev ve sorumlulukları yerine getirirken ekiple sürekli iletişimde olarak onlara bilgi vermeli, ekip üyelerinin performanslarını izleyerek onlara geri bildirimler vermelidir. [8]
3.2.6 Yaratıcılık
Proje yöneticisi bazı kriz durumlarında veya yenilikçi bir çözüm uygulanması gerek durumlarda sorumluluk alır ve konuları farklı bakış açıları ile değerlendirir, yeni ve inovatif çözümler bulur
3.2.7 Sonuç Odaklılık
Sonuç odaklılık, süreç sırasında kullanılan prosesten ziyade sonucun veya ürünün ne şekilde teslim edildiği ile ilgilenir. Proje yöneticisi, proje hedeflerine odaklanır ve ilgili tarafların projeye olan ilgilerine odaklanır ve proje sonuçlarına ulaşır. Ayrıca proje yöneticisi, hedeflenen sonucu sağlayacak görev ve sorumlulukları tanımlar ve takip eder [14]
3.2.8 Verimlilik
Proje yöneticisi, farklı kaynak ve ekipmanlar kullanarak projenin zaman, maliyet, kaynak ve ekip üyelerini etkili bir şekilde kullanır. Ayrıca verimliliklerini artıracak şekilde çalışmalar yürütür.
3.2.9 Danışılabilirdik
Proje yöneticisi sorunları ve durumları analiz ederek, tavsiye ve yeni bakış açıları arayıp aynı zamanda da avantaj ve dezavantajları da değerlendirerek farklı alternatifler arar ve bilinçli karar verir, ekibi yönlendirir.
3.2.10 Müzakerecilik
Bir proje yöneticisi için müzakere becerileri çok önemlidir ve bunları geliştirmek, başarılı bir projenin temelini oluşturacaktır. Proje yöneticisi, kararları için fikir ve işbirliği ortamı yaratır. Proje yönetiminde müzakere süreci aşamalara ayrılır ve aşağıdakileri içerir[15]:
- Planlama: tartışma için gerekli tüm ilgili bilgilerin hazırlanması.
- Tartışma: burada temel konular incelenir ve tartışılır.
- Öneri: sorunu çözecek şekilde önerinin oluşturulması.
- Gözden geçirme: anlaşma resmileştirilmeden ve bilgiler paylaşılmadan önce müzakere etmeyi içerir
3.2.11 Anlaşmazlık ve Kriz Durumu Yönetimi
Proje yöneticisi potansiyel çıkar çatışmalarını veya krizleri erken bir aşamada öngörür veya tanır ve sorunu önleyen veya çözen çözümler geliştirir. Ayrıca, bir proje engelle veya kriz modu ile ile karşılaşıldığında ekip üyeleri ve proje paydaşları paniğe kapılabilir. Aslında bu durum her ne kadar kötü olsa da, proje yöneticisinin sorumluluk alması ve kendisini göstermesi gereken zamandır. Böyle durumlarda proje yöneticisi, sonuç odaklı olacak şekilde problemleri çözer ve ekibin motivasyonunu kaybetmeden projeye bağlı şekilde çalışmalarını sağlar.
3.2.12 Güvenilirlik
Proje yöneticisi davranışlarında güvenilirdir ve ona duyulan güveni zedelemez.
3.2.13 Değerlere Saygı & Etik
Proje yöneticisi, ekip üyelerinin ve ilgili tarafların inançlarını ve değerlerini tanır ve saygı duyar. Ayrıca proje yöneticisi etik ve ahlaki değerleri bilir ve buna göre hareket eder.
3.3 Bağlamsal Yetkinlikler
3.3.1 Proje, Program ve Portföy Oryantasyonu
Proje yöneticisi, projenin gerekçesini anlar ve projenin organizasyonel içeriğinin farkındadır. Program hedefleri ile iş stratejisini uyumlu hale getirir ve bu stratejiyi geliştirecek şekilde öneriler geliştirir. Ayrıca, kuruma etkili proje ve program öncelikleri ve portföy yönetimi süreci hakkında tavsiyelerde bulunur.
3.3.2 Kalıcı Organizasyon
Proje yöneticisi, projenin çevresindeki kurum ve kişiler arasındaki karmaşık ilişkilerin farkındadır ve bu ilişkileri etkili bir şekilde yönetebilir.
3.3.3 İş Birimi Bilgisi
Proje yöneticisi, belirli iş ve proje sahibinin organizasyonunun iş süreçleri hakkında bilgi ve beceriye sahiptir. Sorumlulukları dağıtırken bu süreç ve sorumluluklara göre iş bölümünü yapabilir.
3.3.4 Sistem, Ürünler ve Teknoloji
Proje yöneticisi, teknolojik gelişmeleri takip eder ve bu gelişmeleri proje fazlarında uygular.
3.3.5 Sağlık, Güvenlik, İş güvenliği ve Çevre
Yetersiz iş güvenliği, çevre ve sağlık konuları projenin zamanını, maliyetini ve kalitesini etkiler[16]. Proje yöneticisi, projenin sağlık, güvenlik, emniyet ve çevre yönlerinin farkındadır ve bunları yönetir
3.3.6 Finans
Geleneksel olarak, proje yöneticisinin odak noktası bir projeyi zamanında ve bütçeye uygun hale getirmekti. Günümüzün değişen ortamında, proje yöneticisinin işinin kapsamı giderek daha geniş hale geliyor. Kuruluşlar giderek daha fazla proje tabanlı hale geldikçe, proje yöneticilerinin mali açıdan daha bilgili olması gerekir. Projelerin sadece zamanında ve bütçeye uygun olması değil, aynı zamanda hem şirketin değerine hem de işletmenin uzun vadeli finansal başarısına katkıda bulunmaları gerekir. Projelere “girişimler” olarak bakmak, Proje Yöneticilerinin şirketin nakit döngüsünü ve her projenin buna nasıl uyduğunu daha iyi anlamasını gerektirecektir [12]. Bu sebeplerle proje yöneticisi, finansal ve yönetimsel konularda yeterli bilgiye sahip olmalıdır.
3.3.7 Yasal Bilgi
Proje yöneticisi, yasal uygunluk ve yükümlülüklerinin farkındadır ve proje yönetimini bu bağlamda yönetir. Proje yöneticisinin yasal bilgileri aşağıdaki durumlarda önemlidir.
- Risk sigortalamaları
- Proje sözleşmeleri
- Projedeki değişklikler
- Sözleşmelerdeki kısıtlamalar
- Sözleşmenin yorumlanması
Aydoğan Çağlar Akçay1, Yasemen Arkan Çardak1, Sultan Ekrem1
1 İstanbul Teknik Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme ve Teknoloji Yönetimi Bölümü
Kaynakça
[1] Tanes, Y. ve diğ. Proje Yönetimi Klavuzu, ISO yayınları, 2011.
[2] Dengiz, M. Sağlık Bakanlığı Temel Proje Yönetimi Eğitim Programı Genişletilmiş Ders Notları, 2007.
[3] Barber, E. Leadership in project management: from firefighter to firelighter. Management Decision, 43, 1032, 2005.
[4] International Project Management Association IPMA Competence Baseline Version 3.0. International Project Management Association, Nijkerk, 2006
[5] Silvius, A.J.G. and Schipper, R.P.J. Sustainability in Project Management Competencies: Analyzing the Competence Gap of Project Managers. Journal of Human Resource and Sustainability Studies, 2, 40-58, 2014.
[6] Karmyshakova, K. ,Ekip Çalışmasında Liderin Duygusal Zekasının Önemi ve Bir uygulama, İÜ İşletme Anabilim Dalı Yüksek Lisans Tezi, 2006
[7] Demirbaş, A., Vayvay, Ö., Proje Yönetiminde Takım Liderliği, V. Ulusal Üretim Arastırmaları Sempozyumu, İstanbul Ticaret Üniversitesi, 25-27 Kasım 2005
[8] Karalar, F.S. and Soyer, A., The Impact of Digital Enterprise Transformation Strategies on Project Managers’ Competencies, Eds. Sandhu, K., Management and Strategies for Digital Enterprise Transformation, IGI Global, Hershey, PA, pp. 274-295, 2021.
[9] Barmayevhar, B. , Being an Effective Project Manager, 2013
[10] Create the project team: 7 tips for identifying, approving and supplying it at the best by TWproject Staff 2018
[11] Six Objectives of Quality Management Within the Project Manager’s Remit by Richard Willis 2015
[12] Rita Mulcahy-PMP Exam Prep Ninth Edition 2018
[13] Değişim Yönetimi, Hande Tarhan ,2019
[14] Dr. Puneet Bushan, Result Orientation and Performance Management
[15] The importance of negotiations in projects, Tw project Staff , 2020
[16] The role of Health and Safety in Project Management, J.J Smallwood, 1999
[17] Kapak görseli; www.forbes.com